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[人民法院报]帮法官减负 为质效加码
——宁夏银川兴庆区法院辅助事务外包破解“人案矛盾”工作纪实
2019-04-02

  本报记者 马 荣

  80多名法官,怎么能办得了3万多件案件?

  面对如此突出的人案矛盾,如何才能更好地缓解繁重的办案压力,有效提高审判质效?

  何不通过购买社会化服务,将审判辅助性事务“外包”来为法官减负、为司法提速?

  宁夏回族自治区银川市兴庆区人民法院作出选择。

  2018年,经过半年尝试,兴庆区法院尽管受理各类案件34411件,同比上升22.49%,88名法官人均收案达到391件,但法官及其助理的工作量却同比减少近70%,立案效率、送达效率、卷宗整理扫描等辅助事务各项指标均呈现明显上升趋势。

  走出去引进来,种好“试验田”

  兴庆区法院年均受理案件数量占宁夏三级法院的七分之一,是受理案件数量最多的基层法院,“案多人少”一直是无法摆脱的难题。

  2018年,面对收案、结案数双双突破3万件的现状,如何科学配置审判资源,大力提高审判质效,着力破解“案多人少”突出矛盾?这成为兴庆区法院院长王海滨时刻挂在心头的大事。

  2018年7月,兴庆区法院先后两次派出学习考察小组,赴辅助事务外包运行较为成熟的广东省中山市第一法院实地学习,带回了大量管理模式、实践操作等方面的一手资料。在随后的实践中,逐渐摸索出了适合兴庆区法院工作实际的辅助事务外包工作流程及相关制度。

  随后,兴庆区法院以公开招标的方式,购买社会化司法辅助事务服务。自此,辅助事务部门正式进驻法院。

  辅助事物部门采用集约化管理,明确由审判管理办公室对接社会服务方集中管理,将法庭、速录员由过去的分庭室使用,改为审判管理办公室统一管理调配,确保合理分配人员、法庭等。在人财物给予充分保障的基础上,坚持放权不放任,通过分散节点、流水作业、实时监控等举措,加强风险防控。

  经过3个月的过渡磨合,辅助事务外包工作制度和流程不断健全和完善,基本形成了一套符合兴庆区法院实际的审判辅助事务外包工作模板。

  建机制创新路,穿好“衔接线”

  工作质效高,制度是保障。

  在引进社会化司法辅助事务服务后,兴庆区法院立即制定《外包公司工作内容》《立案的工作流程及要求》《排期的工作流程及要求》《卷宗整理、扫描上传、装订的工作流程》《送达工作流程》等一系列制度细则,明确外包服务内容,规范外包服务工作细节,为各审判业务庭与司法辅助事物部门协调配合奠定基础。

  为确保司法辅助事务部门尽快“上手”,推动事务性辅助工作高效便捷开展,兴庆区法院抽调选派经验丰富、能力较强的业务骨干担任各分组组长,采取1名外包跟案人员对应2至3名法官的固定跟案模式,实行上班时间提前半小时,下班时间推迟半小时的考勤制度,要求立案窗口收案必须当日录入,案件送达必须在10天内完成,至多不超过15天,必须每周、每月分别向审判管理办公室报送工作量统计报表等,既做好外包人员与法官的联络衔接工作,也便于及时发现、反馈问题和解决问题,保障辅助工作在法官的知悉和掌握下高效便捷开展。

  2018年10月,司法辅助事务服务外包公司工作人员先后多次与各审判业务部门负责人座谈,采取“审判庭提意见,外包公司说想法,审管办想办法”的模式形成会议纪要,解决了辅助事务外包运行过程中出现的十余项问题,通过相互衔接、相互配合让有限的司法资源和宝贵的庭审时间用于解决最重要的司法问题,进一步提升审判质效。

  抓流程把细节,做好“专业活”

  审判辅助性的事务太多,耗时又费力,辅助性事务外包解放了专业劳动力,有效解决了问题。

  兴庆区法院根据工作实际,将司法辅助外包人员分为立案组、材料转接组、排期组、送达组、卷宗整理组、扫描组、电子卷宗上传组、订卷装订组等进行分类管理,通过将审判辅助事务剥离,让法官和助理们充分发挥专业优势专注审案。

  在立案环节,立案组外包人员要求将当日受理案件当日录入完毕,绝不让案件信息过夜,录入案件信息的同时即将所有纸质材料全部扫描上传,确保信息同步上传、电子卷宗同步生成,让法官在第一时间从审判管理系统中看到自己案件的全部材料信息,大大改变过去案件从材料接收到录入系统需要3至4天“立案周期”的情况。

  自实行审判事务外包以来,公司派驻立案庭工作人员6名,累计立案13867件,所有案件电子卷宗均随案生成。

  针对已经立案的案件,排期组每日上午11时准时领案,按照简易程序和普通程序分别排在10或15个工作日后,制作案件流转单贴附在卷宗袋上,便于法官及时掌握立案日期、当事人信息、送达排期等情况。案件必须当天排期完毕,流转至每位法官对应的外包跟案人处,跟案人送达成功的卷宗再交回排期人员核对开庭信息,及时向法官发送开庭信息,审管办指定速录员后由各庭室内勤签字领取。

  “送达难”被称为人民法院提升司法质效的“拦路虎”,而司法辅助事务外包公司就是解决“送达难”的一剂“靶向药”。

  案件排期后即流转至每位法官对应的跟案人员进行送达,按照流程要求,外包人员在收案12小时内制作送达文书,10天内出送达结果,并抽调2名在职书记员,协助外包公司直接送达,解决外包送达的“身份问题”。

  送达案件为普通程序的,跟案人员在送达完成确认开庭后预约陪审员,将预约陪审员短信的截屏复印入卷。案件送达完毕后在系统内上传新的送达材料,可以开庭的案件则在送达完成当日流转回排期组。

  通过高效率高质量的送达,兴庆区法院排期开庭更为紧凑高效。2018年9月至2019年1月间,外包公司新收送达案件4028件,成功送达3784件,成功送达率达93.94%,无一件超10天未送达案件。高效的送达倒逼开庭,外包公司累计排期4639件,开庭数量相比去年同期上升了48%。2019年截至目前,法庭排期已预定到4月底。

  2019年1月,兴庆区法院启用了智能文书系统,含送达文书在内的700余项法律文书可自动生成,进一步提高了审判辅助工作效率。

  在卷宗整理方面,司法辅助事务外包公司卷宗整理工作在各部门办公室进行,要求当面点清经手的案卷,并填写一式两份的《档案领取、归还登记表》提示需补充项目。外包公司自行研发卷宗图片处理软件,利用信息化手段开展卷宗扫描上传工作,智能精准的删除校对电子卷宗,通过质检员质检后方能将纸质卷宗交至装订组。

  据统计,司法辅助事务外包以来,公司17名卷宗工作人员累计整理卷宗15318册,扫描10337册,装订7038册,初步实现了外包服务为审判压力减负,为工作质效加码的目的。

  原文载于《人民法院报》3月31日头版头条。

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【编辑】:马杰
【稿件来源】:宁夏法院网
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